Das magische Quadrat.

Über die Unterscheidung von „wichtig“ und „dringend“.

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“He who sows best reapest best.” – “Wer am besten sät, erntet am besten”. –Sprichwort.

In diesem Artikel möchte ich eine Perspektive eröffnen, wie wir durch langfristiges Denken und proaktives Handeln unser persönliches und berufliches Leben umdenken können. Wie wir Prozesse verbessern auf der Grundlage von den richtigen Werten, um zukünftig statt Löcher zu flicken und Feuer zu löschen in einem reiß- und feuerfesten Schiff zu unserem Ziel zu segeln.

Du kennst vielleicht die Eisenhower-Matrix. Der ehemalige US-Präsident hat dieses Modell entwickelt, um nach einem System mit Aufgaben umzugehen. Auf der Grundlage von den zwei Eigenschaften, nämlich „wichtig“ und „dringend“, werden Aufgaben und Ereignisse in einer Tabelle mit vier Feldern kategorisiert:

Dringende und Wichtige Aufgaben (Quadrant 1) sind etwa:

• Krisen
• Dringende Deadlines
• Sehr drängende Probleme und Anfragen
• etc.

Wichtig, aber weniger dringend (Quadrant 2) sind:

• Beziehungsarbeit
• Entwicklung von Ressourcen und Fähigkeiten
• Planung und Ergreifen von neuen Möglichkeiten
• Entwicklung von Visionen, kreative Arbeit
• Meditation
• Erholung und Regeneration

Dringend, aber nicht wichtig (Quadrant 3) sind häufig:

• Kleine Anfragen
• Unerwartete Anrufe
• Mails und Nachrichten

Weder wichtig noch dringend (Quadrant 4) sind:

• Ständiges Checken von Nachrichten
• Social-Media-Aktivitäten
• Surfen im Internet
• Handy- oder Computerspiele
• Aktivitäten zum Zeitvertreib

Klassischerweise lautet die Empfehlung, Aufgaben aus Q1 sofort zu erledigen, aus Q2 zu planen, aus Q3 zu delegieren und aus Q4 zu eliminieren. Auch wenn dies ein guter Start sein mag, greift dieser Ansatz meines Erachtens zu kurz.

Der Autor Stephen Covey schreibt in seinem Buch „The Seven Habits of Highly Effective People” über genau dieses Thema. Er beschreibt, was mit Menschen passiert, die ihre Energie und Zeit in dem einen oder anderen Quadranten fokussieren.

Liegt der Fokus ständig in Q1, kommt es langfristig in der Regel zu erhöhter Stressbelastung und Burnouts. Krisen werden zum Normalfall und zum Maßstab der meisten Entscheidungen.

Liegt der Fokus in Q3, bleibt das Denken in einem engen Tunnel und ist verhaftet in kurzfristiger Planung. Die Befriedigung einer abgearbeiteten To-Do-Liste weicht letztlich der Erkenntnis, wichtige notwendige Entwicklungen vernachlässigt und versäumt zu haben.

Ein Fokus in Q4 steht eindeutig außer Frage: Hier lauern eine Reihe von schwarzen Löchern, die uns allzu häufig als Zeiträuber und Energieschlucker in unserem Tun begrenzen.

Ein Fokus in Q2 hingegen ermöglicht es uns, präventiv Krisen vorzudenken, proaktiv neue Ideen zu entwickeln, Prozesse zu verbessern, persönliche Entwicklung zu fördern und Prozesse optimal zu gestalten. Bleibt die Ausrichtung in diesem Bereich, werden optimalerweise auch die anderen Quadranten sukzessive verkleinert und Situationen von einer scheinbar unüberwindbaren Menge an drängenden Problemen und Krisen werden verringert in ihrem Ausmaß und ihrer Häufigkeit.

Dafür gibt es einige Voraussetzungen. Um die Zeit und Energie zu bekommen, die wir für einen Q2-Fokus benötigen, müssen wir sie irgendwoher nehmen. Das sind gerade am Anfang vor allem die Quadranten III und IV. Wir müssen lernen, zu weniger wichtigen Aktivitäten konsequent „nein“ zu sagen. Und das geht erfahrungsgemäß nur, wenn wir uns sehr klar über unsere wichtigsten Werte und Ziele bewusst sind.

Ich nehme zum Beispiel keine Einladungen zu Geburtstagspartys mehr an, wenn ich weiß, dass sie verbunden sind mit Alkohol und spätem Aufbleiben. Mir ist es wichtiger, abends zu meditieren und früh ins Bett zu gehen, um am nächsten Tag ebenso früh und frisch in den Tag zu starten. Für die Pflege von Beziehungen verabrede ich mich lieber mit Freunden zu zweit, um sich auf diese Weise auch in der Tiefe auszutauschen.

Das ist mir allerdings nur möglich, weil ich den enormen Wert von Meditation, persönlicher Entwicklung und genuiner menschlicher Begegnung (gegenüber eher oberflächlichem Vergnügen auf Partys etc.) tief in mir zu schätzen gelernt habe. Es gilt hier die Regel, dass nicht Selbstdisziplin, sondern tief verstandende und verkörperte Prinzipien die Kraft geben, „nein“ zu sagen.

Stephen Covey schreibt:

„Aber du musst entscheiden, was deine höchsten Prioritäten sind und den Mut haben – gefällig, lächelnd, nicht entschuldigend – „nein“ zu anderen Dingen zu sagen. Und der Weg, wie du das machst, ist, ein größeres „Ja“ in deinem Inneren brennen zu haben.“

Um zu verstehen, wie sich ein Mindset auswirkt, das sich auf den zweiten Quadranten fokussiert, möchte ich hier noch ein Beispiel geben:

Angenommen, lebst in einer WG. Du hast Hunger und möchtest dir etwas zu essen machen. In der Küche siehst du allerdings, dass der Herd noch verdreckt ist und die Spüle voll steht mit schmutzigem Geschirr. Anstatt nun „um den Dreck herum“ zu kochen oder einfach alles selbst sauber zu machen, bedeutet ein Quadrant II-Fokus nun, die chronischen Probleme zu erkennen und zu bearbeiten.

Du könntest also deine Mitbewohner und Mitbewohnerinnen rufen, um gemeinsam zu Putzen und dabei gleichzeitig ein „Putztraining“ durchzuführen. Es sollten klare gemeinsame Ziele vereinbart werden, die ein beständiges Sauberhalten der Küche gewährleisten.

Zum Beispiel könnte eine solche Erklärung beinhalten, sofort das eigene Geschirr zu säubern und Arbeitsflächen nach jeder Benutzung zu reinigen. Diese Ziele könnten gemeinsam in einer gegenseitigen Erklärung verfasst werden.

Zur Umsetzung könnte ein rotierendes System von Verantwortlichkeiten eingeführt werden, das sicherstellt, dass auch Boden, Herd, Arbeitsflächen, etc. sauber gehalten werden.

Für eine langfristige Entwicklung der Sauberkeit und Erhöhung des Küchenstandards kannst du außerdem ausprobieren, wirksamere Putzmittel einzusetzen (z.B. Chlor zur Desinfektion), lernen, die verschiedenen Küchengeräte zu warten und deine Mitmenschen für diese Prozesse zu trainieren.

Einmal in der Woche könnte ein festes WG-Treffen vereinbart werden, um organisatorische Anliegen zu klären und dabei z.B. die Sauberkeit der Küche zu reflektieren.

Dieser Artikel basiert auf Ideen aus dem Buch „The Seven Habits of Highly Sucessful People“ von Stephen R. Covey. Ich halte das Buch für ungemein nützlich und möchte es wärmstens empfehlen.

Bildquelle:

https://theblogrelay.com/eisenhower-matrix-for-decision-making/

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